Stop met zinloos vergaderen!
Vergaderen is een deel van ons werkend leven. Vreemd eigenlijk, want 71 % van alle senior managers ziet de manier waarop we vergaderen zelf niet eens als productief! Je vraagt je dan af, waarom besteden we er dan zoveel tijd en geld aan? Het lukt ons blijkbaar niet om het te veranderen.
De laatste paar jaar kwamen er wat nieuwe technieken bij die het vergaderen verder moeten verbeteren. Zoals staand vergaderen en kort vergaderen. Het lijkt me dat deze technieken wel wat kunnen helpen. Maar dat veel van deze veranderingen toch vooral cosmetisch zijn. Ik denk dat het echte probleem dieper zit.
Vergaderingen kunnen nooit succesvol zijn zolang niet duidelijk is wat de doelstelling is van elke meeting. Als niet de juiste mensen met beslissingsbevoegdheid deelnemen. Dit soort sessies, waarvan ik er zelf ook talloze zelf heb meegemaakt, eindigen dan vaak in:
- Langdradige sessies met lange PowerPoint presentaties. Wie heeft er niet meegemaakt dat iemand 10 minuten krijgt om te presenteren. Vervolgens niet in staat is zich aan de tijd te houden, terwijl er niet wordt ingegrepen?
- Vergaderingen waarin het er meer over gaat om wie er wordt uitgenodigd; en wie niet. Het gaat er soms zelfs om wie naast wie zit?
- Status updates die worden gegeven. Maar die status updates zijn in feite een vorm van examen. Waar mensen ter plekke worden beoordeeld door de baas. De rest zit erbij en kijkt ernaar. Of men geeft status updates aan elkaar…. Einde… Het wordt verder niet meer opgevolgd. Laat staan dat het vooruit gaat.
Elke vergadering moet altijd minimaal voldoen aan drie voorwaardes om succesvol te kùnnen zijn:
- Elke deelnemer heeft een duidelijke reden om deel te nemen aan de vergadering. Minder mensen die bij elkaar komen, maar wel kunnen beslissen is meestal effectiever. Neem de tijd om uit te leggen aan de mensen die niet meer worden uitgenodigd, waarom zij er niet bij zijn.
- Elke deelnemer kan een relevante inhoudelijke bijdrage leveren tijdens de meeting.
- Gezamenlijk kunnen de deelnemers vooruitgang boeken wat betreft de afgesproken acties van de organisatie. De deelnemers helpen elkaar èn houden elkaar verantwoordelijk voor de vooruitgang.
Als je deze checklist van drie punten al eens rigoureus toepast op alle vergaderingen die je organiseert, begin je te veranderen aan de basis.
In onze praktijk zien wij groot verschil bij relaties die de strategie executie methode hebben verankerd in de routine van hun bedrijfsvoering. Elke meeting is gefocussed rondom de acties die ze hebben afgesproken. Ze laten zich niet afleiden door zaken van een lagere prioriteit.
'Focus je alleen nog maar op wat je kunt veranderen, vergeet de rest'
Hopelijk inspireert dit.
Paul Donkers
Af en toe vergaderen is noodzakelijk. Maar meetings werken zonder twijfel het meest effectief als ze zijn ingebed in een strategie executie manier van werken. Wil je meer weten over de manier waarop deze aanpak het verschil kan maken voor jouw organisatie? Wil je meer weten wat onze programma’s al hebben gedaan voor andere organisaties? Verdiep je dan eens in de resultaten van onze strategie executie programma’s.
