Linkedin Twitter Facebook YouTube Mail

Slechte interne communicatie, dom!

Met een proactieve interne en externe communicatie kan je het verschil maken heb ik op deze plaats weleens geschreven.

Communicatie is alleen maar echt effectief als de directeur daar zelf aan werkt. Maar communiceren kost tijd en inspanning. Om deze reden wordt, denk ik, communicatie te vaak overgelaten aan iemand die lager in de organisatie staat. Communicatie krijgt daardoor te lage prioriteit met te weinig impact.

Wat is belangrijk bij effectieve communicatie? Hieronder enkele DO’s en DON’t’s die ik in in de loop van de jaren heb ervaren wanneer ik eindverantwoordelijkheid draag. Ik richt me vandaag op interne communicatie. Dus communicatie met de collega's. Externe communicatie, ook zeer belangrijk, komt vandaag niet aan de orde.

Interne communicatie
  1. Regelmatig communiceren, mondeling en schriftelijk. Beter regelmatig een beknopte boodschap dan onregelmatig lange verhalen. Korte boodschappen blijven beter hangen dan lange verhalen. Die boodschappen moeten zowel mondeling als schriftelijk zijn. Het grote voordeel van mondelinge communicatie is de mogelijkheid van discussie met alle voordelen, zoals het serieus nemen van de mening van medewerkers en beter kunnen inschatten wat er ècht leeft in het bedrijf. Schriftelijke communicatie is per definitie één richtingsverkeer en er kunnen meer nuances ingebracht worden.
  2. Consistentie en de kracht van herhaling. Consistentie is zeer belangrijk en dat is het best te bereiken door een combinatie van mondelinge en schriftelijke communicatie. Wees nooit bang om je boodschap te herhalen en om het nog eens te herhalen. Denk niet dat elk bericht wordt gelezen of gehoord. Door herhaling beklijft de boodschap en dringt het door. Een consistent beleid is alleen mogelijk als het begrepen en gedragen wordt door de medewerkers. Ik kreeg ooit een mooi compliment toen een klant zei dat hij van mijn mensen het zelfde antwoord kreeg als van mij toen hij vroeg naar onze aanpak en strategie.
  3. Wacht niet te lang met communiceren van slecht nieuws. Er is altijd wel een excuus te bedenken om nog even te wachten, bijvoorbeeld omdat alles nog niet 100% bekend is of omdat eerst goed nagedacht moet worden hoe één en ander te verwoorden. Toch is wachten meestal onverstandig. Medewerkers weten toch wel wat er aan de hand is. Hoe eerder de boodschap, hoe sneller actie genomen kan worden. Een goede timing is essentieel. Verder geldt dat het nieuws nooit totaal onverwacht mag komen. Het moet in lijn zijn met voorgaande communicatie.
  4. Je hoeft niet alles te zeggen, maar wat je zegt moet wel waar zijn. Dat geldt natuurlijk voor cijfers, maar het gaat verder dan alleen de cijfers. Bij schriftelijke communicatie bestaat de mogelijkheid om alles te lezen en te herlezen. Bij toespraken en discussies ligt het anders. Men kan gemakkelijk zijn mond voorbij praten, waarbij te veel, of nog erger, verkeerde dingen worden gezegd. Zeker als het gaat om gevoelige zaken. Ik heb mezelf aangeleerd om een lijst te maken met wat ik zeker niet mag zeggen. Dat werkt voor mij effectiever dan een lijst te maken met wat wel gezegd mag worden.
  5. De rol van de Ondernemingsraad (OR). De OR speelt in Nederland een belangrijke rol in de interne communicatie van een bedrijf. De OR moet stevig in zijn schoenen staan. Hier geldt dat de directeur wat mij betreft de OR krijgt die hij verdient. Er is zelden sprake van een slechte OR. Maar er bestaan wel slecht functionerende OR’s. Ik heb er altijd een gewoonte van gemaakt om wekelijks informeel met, een deel van, de OR te praten. Een geweldige bron van informatie. Wel is het zaak te vermijden dat de relatie met de OR te informeel wordt.

Interne communicatie is vaak een onderschat instrument voor goed management. Ik ben overtuigd van de waarde van intensieve interne communicatie. Schriftelijk en mondeling! En bij herhaling. Het kost tijd en energie, maar beschouwd als een “investering” is de terugverdien tijd kort omdat het de prestaties verhoogt.

Bernard
Stay inspired and receive your new column every two weeks

We want to give the people in our network a little bit of inspiration on a regular basis. We will never send you any spam.

Prefered language
Logo star-snippets.com

Notice: Undefined index: tencompany.org in /var/www/web14/htdocs/application/modules/site/controllers/StarController.php on line 435

Notice: Undefined index: tencompany.org in /var/www/web14/htdocs/application/modules/site/controllers/StarController.php on line 437