Linkedin Twitter Facebook YouTube Mail

Management by meetings



“management by objectives”, “management by exceptions”, “management by walking around” zijn veel gebruikte termen om een type van management aan te duiden.

Aan dit rijtje kan ook “management by meetings” worden toegevoegd. Dit is een type management dat alles in, en door vergaderingen wil oplossen. Laat ik maar gelijk duidelijk zijn, ik ben geen groot voorstander van dit type management. “mensen lossen problemen op en nemen beslissingen, vergaderingen niet of in ieder geval zo min mogelijk” is altijd mijn devies geweest.


 Een managementstijl waarin vergaderingen een onevenredige grote rol spelen leidt maar al te vaak tot trage en onduidelijke besluitvorming, tot vluchtgedrag en tot afschuiven van verantwoordelijkheid. Wat is namelijk het geval?
  • Elk onderwerp (probleem of issue) heeft een eigenaar en het is deze persoon die het probleem moet aanpakken en oplossen. Natuurlijk is daarvoor overleg noodzakelijk met collega’s, ondergeschikten en superieuren. Een telefoontje, een mail of een één op één gesprek voldoet dan meestal. Essentieel is dat er gelijk actie wordt genomen (en dat geldt voor zowel urgente als voor minder urgente problemen). Maar al te vaak wordt gekozen om het onderwerp eerst in de volgende vergadering te bespreken. Tijdsverlies is het gevolg.
  • Als een onderwerp eenmaal in de vergadering is besproken, is vaak onduidelijk wie nou verantwoordelijk is. De hele vergadering? De voorzitter, de betreffende medewerker? In de vergaderingen worden beslissingen genomen of compromissen gesloten waar niemand zich 100% in kan vinden. Iedereen zou verantwoordelijk moeten zijn, maar niemand voelt zich echt verantwoordelijk.
  • Een veel voorkomend verschijnsel is dat na vergadering iedereen zijn eigen weg gaat en zich niet houdt aan de mondeling gemaakte afspraken. Daarbij speelt ook een rol dat het schriftelijke verslag later komt, en dat nooit alle nuances goed kunnen worden vastgelegd. Er blijft altijd ruimte voor interpretatie.


Ondernemer en columnist van het Financieele Dagblad Annemarie van Gaal gaat in haar boek AMBITIE heel ver en pleit om "vergaderingen af te schaffen". Duidelijke taal van deze rasondernemer, maar dat is natuurlijk een brug te ver. Veel van haar argumenten spreken mij overigens wel aan: "Iedereen mag zijn of haar zegje doen. Er worden kleine aanpassingen gedaan en iedereen wordt te vriend gehouden. Het uiteindelijke besluit bestaat louter uit compromissen" aldus Annemarie van Gaal in haar, zeer lezenswaardig, boek.

Mijn belangrijkste argument is toch dat door een te grote vergadercultuur belangrijke beslissingen worden uitgesteld en dat in een wereld waar snelheid van handelen steeds belangrijker wordt. Maar wat dan wel en hoe?
  • Regelmatig overleg is belangrijk. De nadruk moet daarbij liggen op het uitwisselen van informatie en veel minder op het nemen van beslissingen. Tijd nemen voor reflectie met elkaar is meer dan ooit essentieel.
  • De agenda van een vergadering moet zodanig worden vastgesteld dat eerst nieuwe onderwerpen besproken worden. Maar al te vaak begint de agenda met het verslag, de actielijst en met slepende dossiers. En als er dan tijd over is, komen de nieuwe onderwerpen aan bod, wel of niet in de rondvraag. De nieuwe onderwerpen aan het begin van de vergadering is dan ook mijn advies.
  • Houd de vergaderingen zo kort mogelijk en respecteer de begin- en vooral de eindtijd. In de praktijk is er altijd wel een reden om een vergadering uit te laten lopen, maar dat moet te allen tijden worden vermeden. Er is leven na de vergadering en de meesten hebben andere afspraken of verplichtingen.
  • Wees flexibel in de samenstelling van de vergadering en accepteer dat er soms andere en hogere prioriteiten zijn dan de vergadering. Zo gaat een klant altijd voor. Een doodszonde is, mijns inziens, om tegen een klant te zeggen dat hij maar een dag later moet komen omdat er een (vaak interne, belangrijke) vergadering gepland staat. De afwezigheid geeft bovendien een goede gelegenheid voor de plaatsvervanger om zijn/haar gezicht te laten zien in de vergadering. Het is overigens altijd goed om de vergadering, binnen grenzen natuurlijk, open te stellen voor anderen. Een goed “leermoment” voor betreffende medewerker, maar vaak ook voor de vergadering.

Tot slot. Er zijn veel nuttige boeken geschreven over vergaderingen, daarover bestaat geen twijfel. Ook op deze plaats heeft Herman van Herterijck een lezenswaardige kolom geschreven. Hierin gaat het vooral om de efficiëntie van de vergaderingen te verbeteren, terwijl ik meer de nadruk leg op de efficiëntieverbetering van de hele bedrijfsvoering.

Bernard
Stay inspired and receive your new column every two weeks

We want to give the people in our network a little bit of inspiration on a regular basis. We will never send you any spam.

Prefered language
Logo star-snippets.com

Notice: Undefined index: tencompany.org in /var/www/web14/htdocs/application/modules/site/controllers/StarController.php on line 435

Notice: Undefined index: tencompany.org in /var/www/web14/htdocs/application/modules/site/controllers/StarController.php on line 437