Linkedin Twitter Facebook YouTube Mail

Maak een prima start in dit nieuwe jaar door je team efficiëntie te verhogen!

Ik ben druk bezig, dus ik ben belangrijk. Hoe naïef ben je als je dit zegt? Machomanagers - en er zijn er heel wat, geloof me vrij – denken dat ze zich moeten laten gelden door zich te gedragen alsof alles om hen draait. Alsof alles verkeerd loopt als ze de teugels vieren.



Hebben machomanagers dan geen vakantie nodig? Blijkbaar niet, want ze zijn altijd bezig, ze hebben het altijd druk, en ze hebben nooit een gaatje vrij in hun overladen agenda’s. Want dat hoort er nu eenmaal bij als je een belangrijke functie hebt of als je het wil maken in de zakenwereld. Niet dus.

Geen wonder dat ik ook het voorbije jaar heel wat mensen heb ontmoet die schoorvoetend toegeven dat het zo eigenlijk niet verder kan. Al zijn dat meestal gesprekken achter gesloten deuren: het blijkt nog altijd heel moeilijk om gewoon te aanvaarden dat we allemaal mensen zijn van vlees en bloed, ook managers. Eigenlijk moeten deze ‘zakenwereldslachtoffers’ gewoon durven toegeven dat ook zij op zoek moeten naar een goede balans – een evenwicht tussen werk en privé. Marshall Goldsmith heeft er een mooi woord voor: Mojo!

Maar hoe krijg je dat voor mekaar? Laat ons beginnen met het verband tussen “teamefficiëntie” en “vergaderen”.

Efficiënt vergaderen in 7 stappen
  1. Liggen je strategische prioriteiten vast? Zijn ze goed vertaald in duidelijk afgelijnde strategische projecten? Met andere woorden: welke vergaderingen zijn echt nodig?

    Let op! Waak over de agenda. Als je strategie op een goede manier is vertaald naar acties, dan hoef je buiten deze projecten niet veel extra op de agenda te plaatsen. Meer is niet beter. Doe je eigen acid test vooraleer je verder gaat.

  2. Breng alle vergaderingen in kaart en bepaal welke echt noodzakelijk zijn, namelijk: meetings waarin beslissingen worden genomen over strategische projecten. Durf vergaderingen schrappen die niet aan dit criterium voldoen. Het draait om de ‘beslissingen’ die je kan nemen, niet om het aantal items dat je kan ‘behandelen’.

  3. Delegeer. Dit betekent dat je per project één leider – de projectverantwoordelijke - hebt aangesteld die de volle verantwoordelijkheid heeft en beslissingen kan, mag én moet nemen, samen met zijn team.

  4. Ga met de projectverantwoordelijken rond de tafel zitten en neem de verschillende teams onder de loep. Is elk team voldoende ‘crossfunctioneel’? Kunnen beslissingen vlot worden genomen? Zijn de teams niet te groot?

    Tip: teams van 3 of 4 mensen zijn ideaal: wendbaar, vlot bereikbaar en snel samen te roepen. Zaak is om ‘kort’ te vergaderen – ook bijvoorbeeld via Teleconference – en beslissingen niet op de lange baan te schuiven. Ga bij élke meeting bewust op zoek naar toegevoegde waarde!

  5. Benoem voor elk strategisch project één ‘sponsor’ – dat is een lid van het directiecomité - zodat de projectleiders snel, en liefst binnen de 24 uur, antwoord kunnen krijgen op hun vragen.

    Tip: zo’n sponsor zorgt voor heel wat tijdswinst want de projectleiders moeten niet de voltallige directie consulteren en ze hoeven ook niet te wachten op de volgende directievergadering. Als elke sponsor op zijn beurt even snel de CEO of zijn collega’s kan consulteren, ontstaat er een cultuur van real time met vlotte doorstroom en snelle beslissingen.

  6. De agenda van een meeting is geen wishlist. Agenda’s weerspiegelen wat je in het strategisch plan hebt vastgesteld, en niet meer dan dat. Want een agenda is geen sommetje van alles wat bij de leden opkomt.

  7. Een vergadering is geen onderonsje. Iemand uitnodigen doe je niet zomaar. Wie is echt nodig en wie niet, daar draait het om. En dat kan best delicaat zijn hoor, want sommige managers zullen zich gepasseerd voelen. Een goede communicatie is hier cruciaal: maak duidelijk dat je je mensen niet onnodig wil belasten met overbodige vergaderen.
Wordt vervolgd...

Ga alvast voor een super 2015!

Herman

By Herman van Herterijck

"my ambition is to put the importance of pragmatic and continuous self-coaching on the agenda of current business leaders"

Share this column:
Stay inspired and receive your new column every two weeks

We want to give the people in our network a little bit of inspiration on a regular basis. We will never send you any spam.

Prefered language
Logo star-snippets.com

Notice: Undefined index: tencompany.org in /var/www/web14/htdocs/application/modules/site/controllers/StarController.php on line 435

Notice: Undefined index: tencompany.org in /var/www/web14/htdocs/application/modules/site/controllers/StarController.php on line 437