Linkedin Twitter Facebook YouTube Mail

Opzij opzij opzij

Mensen binnen mijn netwerk hengelen vaak naar een afspraak. En meestal is het dringend, super dringend zelfs. Zo kreeg ik een tijdje geleden telefoon van Anna. Of we zo snel mogelijk een datum konden prikken. Ze wilde een second opinion over een op stapel staande reorganisatie binnen haar bedrijf. Het is maar wat je dringend noemt natuurlijk. Want haar agenda zat propvol de komende drie weken!

Een lunchafspraak op zaterdag dan maar. Bekend scenario: kostenreductie en activiteiten die richting Azië verschuiven. Toch verliep de gebruikelijke brainstormsessie met horten en stoten. Allerlei telefoontjes, zakelijk en privé, doorkruisten ons gesprek voortdurend. Ze excuseerde zich, maar ik bracht haar overladen agenda toch op de voorgrond.

Nachtelijke e-mails
Het verhaal dat ik te horen kreeg, klonk me bekend in de oren. Een propvolle agenda is voor veel leidinggevenden een gesel. ‘Niets aan te doen. Druk, druk, druk … Ik plan alles, maar er komt zoveel op me af dat ik elke dag geconfronteerd word met onvoorziene problemen. Ik slaap slecht en het blijft maar malen in mijn hoofd. Het lijkt wel of mijn werkdag nooit stopt.’ Ze vertrouwde me toe dat ze soms midden in de nacht opstond om dingen te noteren. Zelfs nachtelijke e-mails waren geen uitzondering!

We maakten een nieuwe lunchafspraak om dit probleem aan te pakken. Om niet onvoorbereid aan tafel te gaan, vroeg ik Anna vooraf een en ander op te lijsten. Ik gebruik dit soort lijstjes vaak om de werklast van mensen die ik coach in beeld te brengen. Wat je zwart op wit ziet staan, is vaak zeer confronterend en leerrijk. Hoe ver gaat je verantwoordelijkheid? Binnen welk organigram moet je functioneren? Hoe ziet je agenda van de laatste maanden eruit?

We gingen aan de slag. Ik maakte een korte analyse en drie weken later kwamen we opnieuw samen in hetzelfde restaurantje. Vier pijnpunten:
  1. Zeer veel meetings, ook buiten haar eigen actiegebied.
  2. Het gros van de tijd gaat naar interne zaken. De buitenwereld en de klant krijgen heel wat minder aandacht.
  3. Meer dan acht direct reports. Delegeren lijkt dus evident, maar in de praktijk delegeren haar medewerkers opwaarts. En dan zijn we nog verder van huis natuurlijk.
  4. Veel stoorzenders. Gevolg? Gemiste afspraken, vertraging, slecht voorbereide meetings, stress …

Screening
Tijd voor actie. Een uitgebreide screening van Anna’s agenda:
  • Is de activiteit echt noodzakelijk? Gebruik het label nice to have. Op het einde van de rit elimineer je alle overbodige taken, tenzij je veel vrije tijd hebt natuurlijk. In de eerste plaats moet je durven schrappen.
  • Kan ik de activiteit volledig delegeren zonder verdere persoonlijke opvolging? Delegeer en bepaal wie de eindverantwoordelijkheid draagt.
  • Kan ik de activiteit delegeren met persoonlijke opvolging? Delegeer en plan onmiddellijk een paar opvolgingsgesprekken. Wacht niet tot later. Nu heb je nog voldoende ruimte vrij.
  • Kan ik de werklast verlichten? Schakel een assistent in. Dat kan één van je direct reports zijn, maar niet noodzakelijk. Leg onmiddellijk jullie agenda’s samen. Opnieuw, uitstellen is geen goed idee.
  • Moet ik de activiteit echt volledig zelf afhandelen? Die activiteiten moeten een uitzondering zijn! Ze zijn per definitie zeer belangrijk en verdienen je volle aandacht. Plan ze zeer zorgvuldig en las voldoende voorbereidingstijd in.
‘En wat met ongeplande interventies?’ Hier raadde ik Anna aan om een set van persoonlijke criteria op te stellen. Gaat het om een telefoontje of een verzoek van je partner of van je kinderen? Gaat het om een probleem met een belangrijke klant? Probeer hier in vakjes te denken en beslis onmiddellijk of je tijd wil spenderen aan een stoorzender.

Koffiehoek
Reken maar dat Anna’s nieuwe aanpak loont. Een betere balans tussen werk en vrije tijd, minder telefoons en minder werk buiten de werkuren. En ook haar medewerkers zijn tevreden: ze krijgen meer verantwoordelijkheid en voelen zich gewaardeerd. Ze bespreekt haar manier van werken, vraagt feedback, en is niet bang om hulp te vragen.

Anna doet nu ook aan ‘espresso coaching’. Elke dag maakt ze minimum een half uurtje vrij voor collega’s die ‘even vijf minuten van haar tijd vragen’. Ze maakt een kleine wandeling op kantoor en babbelt wat met haar mensen. Informeel en ongedwongen. De koffiehoek is een ideale plaats om de vinger aan de pols te houden …

En het eten? Tijdens onze laatste lunch werden we niet gestoord. Tenzij door dat ene telefoontje van Anna’s dochter. Of mama haar die avond naar de volleybaltraining kon brengen … Het antwoord laat zich al raden: ja, daar was tijd voor!

Prettig weekend!

Herman

By Herman van Herterijck

"my ambition is to put the importance of pragmatic and continuous self-coaching on the agenda of current business leaders"

Share this column:
Stay inspired and receive your new column every two weeks

We want to give the people in our network a little bit of inspiration on a regular basis. We will never send you any spam.

Prefered language
Logo star-snippets.com

Notice: Undefined index: tencompany.org in /var/www/web14/htdocs/application/modules/site/controllers/StarController.php on line 435

Notice: Undefined index: tencompany.org in /var/www/web14/htdocs/application/modules/site/controllers/StarController.php on line 437