Linkedin Twitter Facebook YouTube Mail

Meetings bloody meetings!

Af en toe ben ik een stille observator. Nee hoor, ik heb het niet over een theatervoorstelling, maar over een directievergadering! Toch zijn er heel wat gelijkenissen: sommige meetings zijn saai en weinig efficiënt, andere duren dan weer veel te lang.

Hoe vergader je efficiënt en wie moet aanwezig zijn? Hoe orkestreer je vergaderingen en welke schakel vormen ze in het totale beslissingsproces? Het zijn evidente vragen die vreemd genoeg zelden expliciet gesteld worden.

Ground rules
Eigenlijk is een pakket ‘ground rules’ een onmisbare tool voor een geslaagde meeting; een soort blauwdruk met spelregels die iedereen in acht moet nemen en die vooraf al vastliggen.

Zijn die basisregels er niet, dan krijg je een zootje ongeregeld. Dat kon ik zelf laatst aan den lijve ondervinden toen ik door de managing director van een bedrijf gevraagd werd om als stille observator deel te nemen aan hun directievergaderingen. Hij vond hun bijeenkomsten allesbehalve efficiënt.

En weet je, hij had groot gelijk! De agenda vulde een volledige A4, met als eerste punt de notulen van de vorige vergadering. Niet zo vreemd, maar dit inleidend ‘puntje’ verzandde al gauw in een discussie die meer dan een uur aansleepte. Ik fronste de wenkbrauwen, maar berustte in mijn rol van stille observator. Afgesproken acties en beslissingen werden opnieuw opgerakeld én in twijfel getrokken. Het leek wel de processie van Echternach!

Overrulen
Een valse start, maar na een flinke omweg kwamen we toch tot de orde van de dag. Groot was mijn verbazing toen ik zag dat iedereen tijdens het debat in groepjes door elkaar sprak. Deelnemers begonnen om de haverklap te praten met hun buurman. Waren ze zo gefrustreerd dat ze hun commentaar niet kwijt konden binnen de groep? Of wilden ze hun standpunt niet delen met hun collega’s?

Slotsom. De agenda werd niet gerespecteerd en de timing ging volledig de mist in. Beslissingen kwamen moeizaam tot stand en een algemeen akkoord kwam pas uit de bus na een heuse krachttoer van de managing director. Hij moest zijn discipelen geregeld tot de orde roepen en zelfs resoluut ‘overrulen’.

Bovendien was de overvolle agenda zelf geen toonbeeld van efficiëntie. Doordat strategische zaken en details te pas en te onpas door elkaar gehaspeld werden, ging heel wat tijd nodeloos verloren. Je zit immers niet samen om voor elk probleem terstond een oplossing te bedenken! Anders kan je net zo goed het uitgebreide management team afschaffen. Wat zou het nog moeten doen? Louter uitvoeren?

En de minuten tikten weg. De geplande tijd was opgesoupeerd en heel wat belangrijke zaken waren niet aan bod gekomen of werden op een drafje afgehandeld. Nog maar eens samen zitten misschien? Nog meer ‘agenda stress’!

Platform
In een eenmanszaak draait alles om één centrale figuur die alles beslist en regelt. Maar wanneer grote groepen mensen op een efficiënte manier willen samenwerken, heb je een gespreksplatform nodig om informatie uit te wisselen en beslissingen te nemen. De meeting an sich staat dus buiten kijf.

Maar hoe vul je dit concept zinvol in? Ik geef alvast een paar tips:

1. Stel prioriteiten. Screen vooraf zelf grondig de agenda en schrap waar mogelijk. Je bent geen restaurantuitbater die zijn klanten een uitgebreid menu moet aanbieden!

2. Eis discipline. De timing moet gerespecteerd worden, belangrijke documenten moeten bijvoorbeeld minstens twee dagen voor de vergadering verstuurd worden en iedereen verschijnt voorbereid aan de start. Een vergadering is geen gezellig onderonsje om even bij te kletsen!

3. Delegeer leiderschap. Iedereen neemt om de beurt de leiding en brengt het item waarvoor hij verantwoordelijk is naar voor. De voorzitter speelt als moderator niet solo slim. Vergaderingen zijn trouwens voor iedereen een uistekende gelegenheid om de eigen skills in leiding geven te trainen.

4. Coach je team in real time. Zo moet de voorzitter er onder andere voor zorgen dat iedereen zijn bijdrage kan leveren. Zorg ervoor dat assertieve types het laken niet continu naar zich toetrekken. Pas bijvoorbeeld eens een ‘tour de table’ toe.

5. Verzeker ‘active listening’. Een meeting is geen kippenhok waar iedereen zomaar wat door elkaar kakelt. Pas consequent de volgende stappen toe:
  • Listening
  • Questions for clarification
  • Discussion
  • (en pas dan!) Decision

6. Feed forward. Las op het einde van de vergadering even een kort evaluatiemoment in. Maak samen een productieve evaluatie en schaaf je vergadertechniek keer op keer bij.

Vergaderingen zijn een noodzakelijk kwaad geworden, maar met een set goede basisregels kunnen ze uitgroeien tot efficiënte beslissingsfora die leerzaam zijn voor alle deelnemers. Gebruik vergaderingen als oefensessies om je leiderschapsstijlen aan te scherpen!

Veel succes!

Herman

By Herman van Herterijck

"my ambition is to put the importance of pragmatic and continuous self-coaching on the agenda of current business leaders"

Share this column:
Stay inspired and receive your new column every two weeks

We want to give the people in our network a little bit of inspiration on a regular basis. We will never send you any spam.

Prefered language
Logo star-snippets.com

Notice: Undefined index: tencompany.org in /var/www/web14/htdocs/application/modules/site/controllers/StarController.php on line 435

Notice: Undefined index: tencompany.org in /var/www/web14/htdocs/application/modules/site/controllers/StarController.php on line 437