Linkedin Twitter Facebook YouTube Mail

Leidinggevend vergaderen



Vergaderen is noodzakelijk en daar is ook niks mis mee. Maar vergaderen om te vergaderen is geen goede zaak. Een meeting is geen praatbarak. In een bedrijf is niemand gebaat bij een verwarde vergadercultuur. En met ‘verwarring’ bedoel ik: vergaderingen met onduidelijke doelstellingen, vergaderingen zonder strikt afgelijnde agenda, vergaderingen die eindeloos uitlopen...

Dat resulteert in een wildgroei. Naast de reguliere vergaderingen – denk aan de meetings van directies, functionele teams, operaties … - schieten allerlei meetings als paddenstoelen uit de grond. Vergaderingen over projecten, vergaderingen over urgente problemen, vergaderingen over de coördinatie van initiatieven … Je kan het zo gek niet bedenken of er wordt over vergaderd. Dat is dodelijk voor een bedrijf en demotiverend voor de medewerkers.

Een meeting is geen praatbarak

Audit
Een regelmatige ‘audit’ is een must. Je zou kunnen spreken over ‘vergaderhygiëne’.

Hoe doe je dat?

1/ Check de agenda’s van je directie- en teammeetings. Die moeten overeenkomen met je strategische prioriteiten en de bijhorende acties (projecten). Voor bedrijven die vertrouwd zijn met Strategy-into-Action is dat een eenvoudige oefening.
Screen agenda’s: wat is echt belangrijk? Dooddoener: agenda’s opstellen op basis van een rondvraag. Als je iedereen vraagt of ze punten hebben voor een agenda, dan krijg je gegarandeerd een ellenlange lijst van ditjes en datjes. Doe dat beter niet!

Pas best deze indeling toe:
  • item rond te nemen beslissingen;
  • items rond informatieverstrekking.
Op die manier kan je je teammeetings ontvetten

Tip. Leg de nodige terughoudendheid aan de dag bij het selecteren van ‘other item’ – de ‘wvttk’: wat verder ter tafel komt - want voor je het weet, loopt de vergadering een uur uit.

2/ Benoem voor elk agendapunt één leider. Die moet het onderwerp voorbereiden, teksten (pre-readings) rondsturen, het onderwerp op de vergadering inleiden en het beslissingsproces aansturen (uiteraard enkel bij items waarover een beslissing moet worden genomen).

Tip. De voorzitter blijft bij de les maar grijpt alleen in wanneer het echt nodig is. Hij geeft het woord aan de leider van het betreffende item.

3/ Bekijk of er items zijn die in aanmerking komen voor delegatie. Dat betekent dat je ze kan doorverwijzen naar de operationele meetings op het niveau eronder. Op die manier kan je je teammeetings ‘ontvetten’. Voordeel? Tijdswinst en efficiënt vergaderen. En de mensen op het niveau eronder zullen extra gemotiveerd zijn.

4/ Check het aantal deelnemers bij elke meeting. Wie moet er echt bij een werkgroep of een projectmeeting aanwezig zijn? Dat is het uitgangspunt en dat is de basis voor een gezonde vergadercultuur. Werk met de kleinst mogelijk ‘core’ en nodig alleen andere medewerkers uit op basis van behoefte (ad hoc), en bekijk dat geval per geval (by case).

Let wel, wie dit principe rigoureus toepast, begeeft zich zonder twijfel op gevaarlijk terrein. Want veel mensen klagen over hun drukke agenda, maar stiekem zien ze deelnemen aan veel vergaderingen wel als een statussymbool en vaak willen ze ook graag overal hun zegje doen.

5/ Check jaarlijks of alle meetings wel degelijk een ‘reden van bestaan’ hebben. Dat doe je op basis van de frequentie en op basis van de deelnemerslijst. Bijvoorbeeld: een actiegroep wordt in het leven geroepen op een crisismoment, maar pakweg een jaar later zijn de meetings van dat team totaal overbodig geworden. Durf meetings schrappen!

Check de agenda’s van je directie- en teammeetings

Betrokkenheid
Wat doe je om de betrokkenheid en het informatieniveau te garanderen (als er minder meetings worden georganiseerd, want dat is uiteindelijk de bedoeling)?

  • Een overzichtelijk en up-to-date intranet, dat dagelijks wordt bijgewerkt en dat focust op de essentie.

  • Een dagelijkse (of wekelijkse) korte ‘update chat’. Iedereen van het team is uitgenodigd en na de ‘one-minute speech’ van de leidinggevende, krijgt iedereen de kans om kort zijn zegje te doen.
Enkele tips:

  • Laat op de korte chat geen discussies toe – ‘only for information and questions for clarification’. Beslissingen worden genomen in de standaardmeetings!

  • De korte chats verlopen best rechtstaand, op een vast tijdstip, en ze duren nooit langer dan 15 minuten.

  • Las na de chat een informeel koffiemoment in. Met de nadruk op ‘kort’! Dit vereist enige discipline, maar de informele contacten zullen de samenwerking tussen je medewerkers (en hun functies) stimuleren.
Misschien kan je ook eens experimenteren met een ‘parkeer-flipover’ op elke vergadering. Elk punt dat niet thuishoort op een vergadering, noteer je zichtbaar op het parkeerbord. Zo hoef je niemand de mond te snoeren, je verspilt geen tijd, en je kan de medewerker in kwestie danken voor zijn ‘suggestie’ (en die tegelijk ‘parkeren’, tot een geschikt moment zich voordoet).

Veel succes!

Prettig weekend,

Herman

Every year we're asked to assist many companies around the world to help them accelerate their business, using our strategy-into-action methodology. If you want to know more, please visit us here. Or let us know by sending an email to This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. and continue the conversation with one of our consultants.

By Herman van Herterijck

"my ambition is to put the importance of pragmatic and continuous self-coaching on the agenda of current business leaders"

Share this column:
Stay inspired and receive your new column every two weeks

We want to give the people in our network a little bit of inspiration on a regular basis. We will never send you any spam.

Prefered language
Logo star-snippets.com

Notice: Undefined index: tencompany.org in /var/www/web14/htdocs/application/modules/site/controllers/StarController.php on line 435

Notice: Undefined index: tencompany.org in /var/www/web14/htdocs/application/modules/site/controllers/StarController.php on line 437