Linkedin Twitter Facebook YouTube Mail

Stop doelloos vergaderen



Overleg moet er zijn. Zonder twijfel. Maar het kan niet de bedoeling zijn dat meetings woekeren en alles gaan overheersen. Want dan krijg je het gevoel dat je geleefd wordt. Vergaderen wordt dan een doel op zich, geen middel om een doel te bereiken.

Tijdens mijn workshops met bedrijven komt die wildgroei aan vergaderingen maar al te dikwijls naar boven. ‘Meetings disease’ noem ik dat dan al smalend. Eigenlijk zie ik het een beetje als een epidemie die grote schade kan berokkenen.

De economische situatie is niet bepaald rooskleuring, dat is geen geheim. Geijkte modellen worden omvergekegeld door nieuwe technologieën, de concurrentie is moordend en de reorganisaties volgen elkaar in sneltempo op. Dat zorgt voor onrust. Stilstaan is zeker geen optie: bedrijven moeten zich continu aanpassen en heruitvinden.



Maar dat moet proactief en doordacht gebeuren, niet in een paniekreactie - reactief - na een of andere impuls. Want voor je het goed en wel beseft, zinkt je bedrijf weg in een oncontroleerbare massa van projecten en crisisacties. De teams en werkgroepen schieten als paddenstoelen uit de grond en meestal zijn ze samengesteld uit dezelfde – lees: goede, bereidwillige en overbevraagde - krachten. Gevolg? Mensen hotsen onvoldoende voorbereid van de ene vergadering naar de andere, kreunend onder hun overvolle agenda.

Symptomen van ‘meeting desease’:
  • avond- en weekendwerk;
  • sterke toename van het aantal projectteams;
  • vergaderingen met overvolle agenda’s;
  • vergaderingen die systematisch uitlopen;
  • stijgend aantal (ad hoc) crisismeetings;
  • gespannen medewerkers en spanningen tussen de medewerkers onderling;
  • toename van het absenteïsme en het ziekteverzuim.
Remedies:
  • organiseer jaarlijks een degelijke workshop met ALLE key players van je bedrijf om je strategie aan te scherpen en waar nodig te herzien;
  • besteed aandacht aan de continue en duidelijke communicatie van je strategie doorheen het ganse bedrijf;
  • werk alleen op basis van prioriteiten die volledig in lijn zijn met je strategische doelstellingen;
  • vertaal die prioriteiten in afgelijnde acties met goede meetpunten (KPI’s en mijlpalen);
  • cultiveer goed leiderschap doorheen het GANSE bedrijf


Maak ook jaarlijks een grondige evaluatie: welke meetings zijn écht nodig om je strategische doelstellingen te halen?
  • start met een wit blad (greenfield);
  • maak een lijst van alle strategische projecten;
  • benoem voor elke prioriteit één leider;
  • daag hen uit om te werken met kleine teams (3 tot 4 personen) en alle verslagen te beperken tot actiegerichte ‘one pagers’ (addenda zijn mogelijk, maar de essentie staat op één kantje, zodat iedereen gemakkelijk mee is);
  • zorg wekelijks voor één kort (pakweg 2 uur) teamoverleg;
  • gebruik scorecards (standaard praktijk) met een strikte selectie van KPI’s en mijlpalen.
Ik kies voor kleine teams omdat:
  • vergaderen dan gemakkelijker is, desnoods vergader je op afstand, bijvoorbeeld via Skype;
  • vergaderen dan vlot en ‘to the point’ kan;
  • anderen dan enkel aanwezig zijn als het echt nodig is (op uitnodiging of inbellen, ‘need to involve’);
  • dat tijdswinst oplevert binnen het bedrijf.
Tot slot. Soms moet je het roer durven omgooien. Misschien moet je wel resoluut gaan voor een nieuwe vergadercultuur? Heel wat managers voelen zich slecht als ze niet voor elke vergadering worden uitgenodigd. En iedereen moet meestal ook zijn zegje kunnen doen. Want er is altijd wel een of andere frustratie die opborrelt. En vergaderingen zijn vaak ook een favoriet moment om jezelf in de bloemetjes te zetten. Niet dus!

Maar niet iedereen houdt van ‘kort en krachtig’. Je zal dus ongetwijfeld heel wat tegenstand krijgen, maar dat loopt wel los.

Voordeel? een ‘high(er) performing team’ creëert tijd en ruimte voor creativiteit en ontspanning!

Herman van Herterijck

By Herman van Herterijck

"my ambition is to put the importance of pragmatic and continuous self-coaching on the agenda of current business leaders"

Share this column:
Stay inspired and receive your new column every two weeks

We want to give the people in our network a little bit of inspiration on a regular basis. We will never send you any spam.

Prefered language
Logo star-snippets.com

Notice: Undefined index: tencompany.org in /var/www/web14/htdocs/application/modules/site/controllers/StarController.php on line 435

Notice: Undefined index: tencompany.org in /var/www/web14/htdocs/application/modules/site/controllers/StarController.php on line 437